Que destino dar aos processos clínicos/fichas clínicas quando cessar a atividade da empresa prestadora ou do médico do trabalho numa dada empresa?

R: Os dados relativos à saúde dos trabalhadores são enquadrados na alínea h) do artigo 9.º do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), sendo proibido o tratamento desses dados, salvo as exceções referidas no citado artigo. Uma das exceções previstas aplica-se ao tratamento desses dados para efeitos de medicina do trabalho (“medicina preventiva”), pelo que a transmissão de dados de saúde (através dos processos clínicos dos trabalhadores) é permitida, desde que sejam aplicados os princípios gerais de proteção de dados (nomeadamente a limitação das finalidades para uso exclusivo de saúde do trabalho, a proteção dos dados desde a conceção, as medidas de garantia da segurança dos dados – não permitindo o acesso a pessoas que não sejam profissionais de saúde do serviço de saúde do trabalho – e os requisitos aplicáveis a transferências posteriores).

Em matéria de transmissão de processos clínicos entre empresas prestadoras de saúde do trabalho, há que considerar dois intervenientes: a atual empresa prestadora e a anterior empresa prestadora (respetivamente aquela que vai ficar responsável pela área de saúde do trabalho em relação à empresa cliente e a que cessou essas funções). Uma vez que:

• É a atual empresa prestadora que fica com a responsabilidade de vigilância da saúde dos trabalhadores da empresa cliente;
• Todos os elementos que constam nos processos clínicos e que foram reunidos pelo serviço de saúde do trabalho da anterior empresa prestadora constituem informação indispensável para que a atual empresa prestadora assegure uma adequada vigilância da saúde dos trabalhadores da empresa cliente. 

Considera-se que é a atual empresa prestadora que deve indagar a empresa cliente (a partir do momento em que o contrato entre ambas é assinado) sobre qual a anterior prestadora no âmbito da Saúde do Trabalho e efetuar as diligências necessárias no sentido de obter, da anterior prestadora, o ficheiro clínico dos trabalhadores da empresa cliente. 

Para tal, a atual empresa prestadora que vai ficar com a responsabilidade da vigilância da saúde dos trabalhadores deve:

• Identificar, através da empresa cliente, qual a anterior empresa prestadora de saúde do trabalho;
• Através da respetiva direção clínica, contactar a direção clínica da anterior empresa prestadora e acordarem, de forma protocolar, as condições de transmissão do ficheiro clínico. Durante o procedimento de transmissão, deve ser escrupulosamente garantido o cumprimento dos princípios gerais de proteção de dados e previamente existir um registo escrito (protocolo) onde conste, entre outra informação prevista no RGPD, o tipo e volume de dados transmitidos, a data de transmissão dos dados e a identificação dos intervenientes entre os quais foi assegurada a transmissão dos dados – diretor clínico da empresa que disponibiliza os processos clínicos e diretor clínico da empresa que os recebe;
• Assegurar, junto da anterior empresa e com a necessária celeridade, o levantamento e transporte dos processos clínicos ou a transferência digital destes processos.